Modelo de recibo de pagamento

A frase do recibo

Todo recibo válido cabe numa frase com esta estrutura:

Recebi de [nome do pagador] (CPF/CNPJ), a quantia de R$ 500,00 (quinhentos reais), referente a [o que foi feito ou entregue], dando plena e total quitação pelo valor recebido.

[Cidade], [data].

_______________________________
[nome de quem recebeu] — CPF/CNPJ

As seis informações obrigatórias na prática

1. Quem pagou — nome e, de preferência, CPF ou CNPJ.
2. Quanto — em número e por extenso.
3. Referente a quê — descrição curta e específica do serviço ou produto.
4. A quitação — a expressão "dando plena e total quitação" é o que transforma o papel em prova de que aquela dívida está encerrada.
5. Cidade e data — local e dia do recebimento.
6. Assinatura de quem recebeu — com nome e documento embaixo.

Por que o valor por extenso

É a proteção mais antiga e mais simples contra alteração: um "1" vira "1.000" com um traço de caneta, mas "mil reais" não vira outra coisa. Se o número e o extenso divergirem, é o extenso que costuma prevalecer na leitura de um documento. Por isso a ferramenta escreve o extenso automaticamente — inclusive os centavos.

Recibo substitui nota fiscal?

Não. São documentos diferentes, com funções diferentes:

• Recibo — prova, entre as duas partes, que um valor foi pago e a obrigação foi quitada. Não é documento fiscal.
• Nota fiscal — documento emitido para o fisco, que registra a operação e gera o imposto. Obrigatória para a maioria das atividades; para o MEI, obrigatória sempre que o cliente é pessoa jurídica.

Na prática: emita a nota quando for devida e entregue o recibo quando o cliente pedir comprovante de pagamento. Um não dispensa o outro.

Recibo de sinal e recibo parcial

Quando o pagamento é em etapas, o campo "referente a" é que separa as coisas. Escreva, por exemplo: "sinal de 50% referente ao orçamento nº 014 — pintura de fachada", ou "2ª parcela de 3 referente ao orçamento nº 014". Assim ninguém precisa reconstruir a conta depois: cada recibo diz exatamente que pedaço do total ele quita.

Duas vias, ou uma foto

A prática antiga eram duas vias assinadas. Hoje o mais comum é gerar o PDF, assinar, fotografar e mandar no WhatsApp — e guardar o PDF. Vale a pena manter uma pasta por ano: no momento da declaração, o recibo é o que sustenta a sua memória.